Cómo evitar quiebres de stock: cuándo y cuánto pedir

Para evitar quiebres de stock no necesitas adivinar: basta con saber cuánto vendes al día de cada producto, cuánto demora tu proveedor en reponer y cuánto tienes hoy, incluido lo que viene en camino. Con esos tres datos puedes calcular cuándo pedir y cuánto pedir. Esta guía es para dueños, encargados de compras y de bodega de empresas en Chile que venden productos: por qué se quiebra el stock, cómo calcular el punto de pedido y el stock de seguridad, un ejemplo con números y cómo automatizarlo.

Qué es un quiebre de stock y cuánto cuesta

Hay quiebre de stock cuando un cliente quiere comprar un producto y no lo tienes. El costo más visible es la venta perdida, pero hay más: el cliente que se va a la competencia y no vuelve, el despacho urgente que pagas caro para reponer y el tiempo del equipo respondiendo «no tenemos».

El problema contrario también cuesta: la bodega llena de productos que no rotan es plata inmovilizada que no está disponible para comprar lo que sí se vende. Reponer bien es tener lo justo: suficiente para no quebrar, sin sobrar.

Por qué se quiebra el stock

• Se pide cuando ya no queda. Si esperas a ver la estantería vacía, el pedido llega tarde: el proveedor necesita días para entregar.
• No se considera el plazo del proveedor. Un producto que se vende rápido y tarda dos semanas en llegar hay que pedirlo mucho antes que uno que llega al día siguiente.
• Se pide «lo mismo de siempre». Las ventas cambian con la temporada, las promociones o un cliente nuevo, y el pedido no.
• El stock del sistema no es el real. Mermas, devoluciones sin registrar o ventas cargadas tarde.
• Se olvida lo que viene en camino. Sin anotar los pedidos pendientes, se pide dos veces o se cree que hay menos de lo que llegará.
• Revisar cientos de productos a mano. Con muchos códigos, nadie alcanza a revisarlos todos cada semana, y se escapan justo los que se venden más.

Los tres datos que necesitas

1. Ventas por producto y por día. Un export de tu sistema de ventas con fecha, código y cantidad. Con las últimas semanas se calcula cuánto vendes en promedio al día.
2. Stock actual por producto, más lo que ya pediste y viene en camino.
3. Plazo de reposición: cuántos días pasan desde que haces el pedido hasta que el producto está disponible para vender. Puede ser distinto para cada proveedor.

Con eso basta para empezar. Más adelante puedes afinar con el margen de seguridad que quieres tener y cuántos días de venta quieres cubrir con cada pedido.

Cómo calcular cuándo y cuánto pedir

Hay tres cálculos simples que responden las dos preguntas de siempre:

La regla práctica: si los días de cobertura son menos que el plazo de reposición, ese producto se va a quebrar antes de que alcances a reponerlo y hay que pedirlo hoy. Si tu stock está bajo el punto de pedido, toca pedir esta semana.

Un ejemplo con números

Una distribuidora vende en promedio 10 unidades al día de un producto. El proveedor tarda 7 días en entregar, quiere un margen de seguridad del 20% y que cada pedido cubra 30 días de venta. Hoy tiene 60 unidades y nada en camino.

• Días de cobertura: 60 ÷ 10 = 6 días. Como el proveedor tarda 7, el producto se quiebra un día antes de que llegue el pedido si lo hace hoy.
• Stock de seguridad: 10 × 7 × 20% = 14 unidades.
• Punto de pedido: 10 × 7 + 14 = 84 unidades. Tiene 60: debió pedir hace un par de días.
• Cantidad a pedir: 10 × (7 + 30) + 14 − 60 = 324 unidades.

Las cifras de este ejemplo son ilustrativas. Haz el mismo cálculo con tus productos más vendidos: suele bastar para encontrar los que están en riesgo esta semana.

Errores frecuentes al reponer

• Usar el promedio de todo el año. Si las ventas cambian por temporada, usa las últimas semanas, no los últimos doce meses.
• Contar los días de quiebre como días sin venta. Si el producto estuvo agotado, no vendiste porque no tenías, no porque nadie lo quisiera: el promedio queda más bajo de lo real.
• Un mismo plazo para todos los proveedores. El proveedor importado y el local no tardan lo mismo.
• Margen de seguridad para todo igual. Los productos que más vendes o que más cuesta perder merecen más margen.
• Revisar una vez al mes. Un producto de alta rotación puede pasar de «sobra» a «quiebre» en una semana.

Cómo automatizar la reposición

Con diez productos, una planilla alcanza. Con cientos de códigos, hacer estos cálculos cada semana a mano no es realista, y es justo ahí donde se escapan los quiebres. Automatizar la reposición significa que el software haga el cálculo con tu venta real todos los días y te avise solo de los productos que necesitan atención.

Reposición de inventario de SynerByte hace eso: subes un archivo de ventas (fecha, código y cantidad) y uno de stock, en CSV o Excel; el sistema calcula la venta diaria con las últimas semanas, te muestra los productos que se van a quebrar antes de que alcances a reponerlos y cuánto pedir de cada uno, y descargas el pedido sugerido en CSV. Puedes configurar el plazo de reposición, los días de cobertura y el margen de seguridad, y activar avisos diarios por correo.

Para ver cuánto podría ahorrar tu empresa, revisa la guía de cómo reducir costos con IA; y para ideas de qué más automatizar, la guía de automatización para pymes.